社内文書の送付は、出張報告や各支社間のコミュニケーションなど、企業活動において頻繁に行われる業務です。特に新入社員時代には、自社宛ての文書で「御中」を使うべきかどうかについて悩むことがあります。
この記事では、そのような疑問に対して明確な答えを提供します。
自社宛て封筒における「御中」の使用基準
自社宛の封筒における宛名の書き方に特別な注意は必要ありませんが、自社であろうと他社であろうと、宛名の基本は同じです。
通常、社名の後に「御中」を付けることが一般的ですが、自社宛の場合も同様です。自社宛ての郵便物は、他人ではなく自分たち宛てという感覚に近いかもしれませんが、形式に則った正しい敬称を使用することがプロフェッショナルな対応とされています。
出張先から自己宛の資料送付時の宛名の書き方
出張先から自分自身に資料を送る際、宛名は次のように記します。
会社名 部署名 自分の名前 行 この場合、「様」ではなく、よりフォーマルな「行」を用いるのが一般的です。
社内文書の宛名の書き方例
会社名が「A株式会社」の場合、以下のように記載するのが一般的です。
A株式会社 御中 A株式会社 営業課 御中 「御中」は、特定の受取人を指定しない場合に使用します。しかし、個々の同僚や部署への書簡であれば、もっと親しみを込めた表現を選ぶことが望ましいです。
A株式会社 営業課 課長〇〇 様 A株式会社 営業課 〇〇 様 A株式会社 総務部 〇〇係 様 もし送り先が日常的に親交のある同僚であれば、以下のようなもっとカジュアルな呼称も適切かもしれません。
A株式会社 営業課 〇〇さん 「御中」は確かに一般的なビジネス用語ですが、社内の親しい間柄であればより柔らかい表現を選ぶことで、コミュニケーションがよりスムーズになり、友好的な雰囲気を築く助けになります。
社内返信封筒の正しい宛名の書き方
社内の特定部署や担当者に返信封筒を送る際の宛名の書き方について説明します。
A株式会社〇〇部 宛 特定の担当者への返信では、以下のように記入します。
A株式会社〇〇部 中村 宛 一部の返信用封筒に「御中」や「様」と印刷されていることがありますが、一般的なビジネス文書では「行」、より個人的な内容の場合は「宛」を使用することが推奨されます。
たとえば、個人宛の返信用ハガキを送る場合は、通常は「様」を避け、「行」や「宛」を使用します。そのため、自社宛の郵便物も「会社名＋行」や「会社名＋宛」として送ることがありますが、基本的な宛名の形式に変わりはありません。
自社宛封筒の敬称選び：「御中」は適切か？
宛先が自社であっても他社であっても、宛名の基本的な書き方は変わりません。他社への文書を送る場合と同じように扱うのが良いでしょう。自社宛の場合に「行」や「宛」を使うことは問題ありませんが、返信用封筒では「御中」よりも「行」の使用が一般的で望ましいとされています。
